黨政機關辦公室擔負著一個單位的信息調研✊🏿、督促檢查、綜合協調和日常工作運轉的職能（辦文、辦會、辦事）。辦公室這個中樞機構工作的好壞🧺，直接影響著領導的決策和各項工作的順利進行。同時，作為機關辦公室的文秘工作人員綜合素質的高低，也直接反映著一個單位的形象和門面，這就要求文秘工作人員不僅要有較強的政治敏銳性和鑒別力，還要有較高的文字表達能力、嚴謹的工作作風和綜合協調能力🧯，在機關工作人員和群眾中有一定的威信👨🏻⚕️。
一👯、辦公室工作人員工作必須嚴謹，要認清自己和領導的關系👼，在辦公室的作用和職能
作為辦公室文秘人員👩🏼🍼，在日常工作中，應該忠誠服務、牢記宗旨，把握特征，特別要做到說實話👨🏻🦯➡️、辦事實，應認清自己和領導的關系🤵♂️，認清自己在辦公室的作用和職能。
（一）文秘人員是領導的口🩺🚇、眼、腦、手、足的延伸
“不是領導貼近領導⏱，不在其位當謀其政；謀而不斷，督而不辦；沒有權利但附著權力。”從這段話上，我們不難看出文秘工作的基本特征。這就是說作為辦公室的工作人員，作為領導的參謀和助手，平常和領導貼的最近，做任何事、說任何話都要站在領導的角度和全局的高度去思考問題🍭，要做到眼裏有活，腦裏裝事，多動手勤跑腿🪤；要做到貼近領導邊😹，埋頭作奉獻；參謀不決斷，服務不添亂；行動守規矩🧛🏿♀️，三辦（辦文、辦會、辦事）要規範；切莫先得月，淡薄名利圈。要做到做人踏實🤛🏼，做事踏實，實事求是👷🏼♂️。
（二）新時期秘書工作要努力把實現“四個轉變”與靈活性結合起來
在工作中，一是要努力從單純的收發向搜集信息化轉變；二是要從單純的辦文、辦會、辦事向參謀、助手轉變；三是要從單純憑經驗辦事向科學化管理轉變；四是要從被動服務向主動服務轉變，做到會說🏑、會寫、會辦🌓，並力求優質高效😷。(“會說”就是匯報況🧔🏽，概括問題一說清楚、二說簡練、三說得體👝、四說深入、五說藝術。“會寫”就是要會寫辦公室常用的文種👸🏽，還會寫文書、應用文、計劃總結，調查報告、領導講話等，還要準確、規範、精練🍘，要做到從辦公室出去的都是精品。“會辦”就是既有原則又靈活機動，要把按規定辦與領導指示辦相結合。不管是文件的審核、信息的采集、文章的撰寫、會議的準備🏋🏼♀️，還是事務的處理，都要事無巨細🚼，幹凈利索👨🏽💼🧘🏼♀️，認真謹慎，辦的完美🍲、圓滿。)
（三）核心是提升參謀助手意識
辦公室人員綜合素質的提高🤜，特別是政治意識🧌、公文的製作格式和文字表達能力🏍，都將影響著參謀和助手的作用👮🏻💞，特別是工作措施和各項計劃的質量🧑🏼🎄。這就要求辦公室人員，既要具備一定的政治理論水平💨，文化知識和業務素質➛，又要善於學習，掌握科學的工作方法👩🏼🍼，吸收先進的工作經驗，在實踐中予以應用💪，作到厚積勃發，學以致用。
二、公文的寫作👂🏿、製作🧚🏼♂️、審核應該科學嚴謹
公文有其權威性、嚴肅性和指導性，它是傳達政令、交流經驗🔏、解決問題、報告情況💁🏻♂️、指導工作的重要工具🚴🏻♂️。在協助領導決策、保證政令暢通📖、確保機關工作的正常運轉方面有著不可代替的作用，它有嚴格的處理規則和行文要求。因此🈶，作為文秘人員在公文審核過程中🏌️，應把握好公文的政策關、文字關、格式關、程序關🌩、實效關。
（一）把好政策關，突出“符合”兩字
公文具有很強的政策性🧑🏼🔬。重點審核公文所反映和體現的基本立場和觀點🚴🤲🏻，所提出的意見、措施、辦法和要求是否符合上級有關規定，同現行的政策有無矛盾；審核文稿中的內容有無政策界限不清，或把政策界限規定得過死⛰、過寬的情況；審核文稿中的觀點🕠🥸、提法是否正確、辦法措施是否符合實際。做到每一個字🕳、每一句話“於法有理”🫨，能夠經得起法律的檢驗、政策的檢驗👨🏭、事實的檢驗🤴🏻。
（二）把好文字關，突出“準確”二字
在公文中有“一字入公文，九牛拔不出”的說法👧🏽，可見文字的準確表達在公文中就顯得尤為重要。審核中，要力求使文稿準確運用公文語體，達到以記述為核心，以實用為目的，把準確性、簡潔性作為最基本的要求，使每一個字都有每一個字的作用，每一句話都有每一句話的力度🤏。為此🧑🏽🎄🍞，我們首先要分清詞表示的準確含義，範圍大小、程度深淺，與其它近義詞區別🏃🏻；分清詞的感情色彩，尤其是分清褒義詞、貶義詞和中性詞📵🧏🏼♂️；要做到口頭語、書面語的區別使用，不同場合認真選擇；不要生怪詞、方言🥔，使讀者和聽者有可接受性🦸🏻♂️。看主題是否旗幟鮮明，看結構是否合理、完整和嚴謹，看內容是否言之有物🦦，是否結合實際，看語句是否符合邏輯、字詞使用是否恰當🤦🏼♂️，標點符號使用是否正確、引用事例、數據是否準確🧝🏼♀️👨🦯。力求把文字技術問題處理在領導簽發之前。
（三）把好格式關👰🏻👨🏿🎤，突出“規範”兩字
在公文的審核中，要嚴格按照《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》🏜🏌🏼♀️、《國家行政機關公文格式》的要求辦⚆。審核重點放在文種使用是否合適，行文形式是否準確，文體體式是否規範，標題有無毛病、發文字號⚅🧑🏽🎨、主送機關、抄送機關等細節有無問題𓀝，並進行逐項審核🩹、確保公文格式規範。如本應使用“請示”的文種卻誤用為“報告”𓀎，本應使用“通知”的文種卻誤用為“決定”🤡，這樣就會鬧出笑話🥠。
（四）把好程序關，突出“流程”兩字
公文製作一般要經過“授意、起草、會稿🟡、審核🌌、簽發🩸、掛號👳♂️、印製、加蓋印章、分發♦️🎀、存檔”這樣一個流程。對起草的公文稿在簽發之前進行充分的會稿、審核後由領導簽發🛌，未經過校對、核實的不送領導簽發🧛🏼。印製中要堅持及時、規範、美觀、安全、保密、節約的原則。
（五）把好實效關，突出“實效”兩字
在公文起草前要考慮行文是否確有必要🟤、是否行文條件成熟，是否措施切實可行🧑🏻✈️。對內容確有必要、行文條件成熟、措施切實可行，內容確有實效的事項，要第一時間進行起草💴👨🎨，並在公文下發後實行限時的公文🪕🌟，按時限辦結。沒有明確時限的按內容確定基本時限，從速處理☎️。
三🧗🏻♀️、常見公文病例剖析
規範化作為公文處理工作的基本原則👩🏽🦱，是公文質量的一個客觀標準。在實際工作中，各級黨政機關在公文的處理上存在的主要問題主要是公文處理不嚴謹、不規範，隨意性大。主要表現在以下幾個方面🤟🏻：
（一）公文格式不規範
1👨💼、發文字號不規範🍠。發文字號是由發文機關代字🏷、年度及該年度的發文順序組成。如，“××發〔〕×號”。
（1）“發”🏤、“字”不分。有些單位送給上級的報告，機關代字用“××發”🐛，這是不當的。因為下行文才用“發”，如三坪農場向基層各單位下發通知🦸♀️👩🦳，就應該是“場黨發”或“場發”等，上行文用用“文”或“字”，如三坪農場向上級報告或請示情況🦻🏻🤘🏼，就應用“場黨字”或“場子”，而不能上行文用“字”，下行文還用“字”。
（2）括號不當。我們常見到這樣的格式：“××發（1998）6號”🧍🏻♂️😾、“××發[1998]6號”，正確的使用方法應為“××發〔1998〕6號”，括號應該是六角括號👨👧👦。
2、抄報抄送不規範
主要有兩種情況：一是該用的“抄報”而用“抄送”🌥。一般來說，發文機關除寫明主送上級機關外，還需送其他上級機關的，應用“抄報”。“抄送”是發送同級機關的，發給下級機關的列入“抄發”。二是不同級別的平列🐄。不同級別的單位不應在同一行中並列排列，應該是級別高的在上，級別低的在下，是平行排列的關系。
3🕵🏿、轉發標題不當。如十二師、兵團👰♀️、中央三級下發的通知👩🏽🎨，兵團轉發中央的標題，農十二師再轉發兵團的標題📇，到我場這級又轉發十二師使用的標題📁，這樣不僅標題太長，而且煩瑣，不符合公文標題製作應該簡練🔲、清晰的要求📞。按照轉發公文標題處理的辦法，這類標題應該是最低一級黨政機關轉發最高一級黨政機關的標題🙇🏽♂️🫱，正確的用法應是《三坪農場轉發中央文明辦關於×××的通知》即可。
（二）行文方式不規範
主要表現在主送不當𓀃。在機關公文的行文方式中🏄🏽♂️，較多的問題是向上級請示問題，往往是多頭主送，本意是想“請示”盡早得到批復。由於多頭主送👮🏻♂️👵🏽，可能誰都不批🤳🏿，容易造成扯皮推諉，行文意圖難以達到🙋🏻。
（三）文種使用不規範
1👑、該“請示”而誤用“請示報告”。
“請示”和報告是兩個不同的文種🧦，不能放在一起用➛。一是“請示”是一文一事🫃🏿，“報告”是一文一事或多事；“請示”是有請示✌🏼，上級部門必定要批復或答復🎳，“報告”是可以答復或批復👸🏼，也可不批復🦸🏻♂️，且對報告的批復主要用於對社會做出突出貢獻的人和事，或反面材料的人和事上級進行批復後要求大家學習。二是在日常的寫作中🚴🏼♀️，作者往往在報告中夾雜有請示的事項，使用很不規範。
2🤹🏽、該用“報告”而誤用“函”👈🏻。
“報告”是上行文，是向上級報告情況👩🏻🦱，而“函”是平行文🎣，是相互商談工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準使用的文種🧏🏿♂️。主要有申請函、商洽函、詢問函🙅🏿♣︎、答復函和告知函五種🫵🏻。在實際的工作中，如我場黨委向師黨委匯報工作💃，就應該用“報告”，而我場黨委向師財務局、宣傳部等部門詢問或請示問題🏇🏽，就應該用“函”，而不是報告。
3、該用“通知”的誤用“決定”。
如我們每年對人事調整後👨🏽🎓，使用的都是《三坪農場關於×××等同誌任免的決定》🪹，正確的使用方法應該是《三坪農場關於×××同誌任免的通知》。因為在公文的詞匯中只有任免通知📐◀️、任免令而沒有任免決定的說法，這是語法上的錯誤😮，也是典型的文種亂用。
總之，辦公室作為任何一個黨政機關的中樞機構，具有很強的事務性和政務性的服務功能🙆🏿♀️，這就要求文秘人員必須進一步強化輔助的角色，當好領導的參謀助手。同時，(本文權屬文秘之音所有，更多文章請登陸www.網絡.com查看)要強化信息工作、督查工作和綜合協調的能力；要加強政策、法規的學習📅，提高文字表達能力，只有這樣才能真正實現為黨服務，為領導服務🍓，為群眾服務的工作宗旨💆🏽♀️。